Для того чтобы уменьшить объём административных докладов в организациях и стандартизовать их, необходимо как можно скорее ввести следующую систему.
Секретарь ассоциации (организации) должен подготовить форму, в которой указаны все те данные, которые требуются от каждого отдела. Для того чтобы обеспечить полноту представления данных, для каждого отдела могут потребо ваться различные формы отчёта.
Это те же данные, что и на графиках ИЦО.
Никаких изменений в систему форм отчётности по доходу это не вносит.
Новая форма отчёта отдела должна иметь шапку с названием центральной организации, и на ней должен быть указан полный маршрут. Маршрут идёт от секретаря секретаря ассоциации (организации) к соответствующему начальнику отдела. Форма должна быть возвращена секретарю секретаря ассоциации (орга низации) до полудня следующего понедельника (для даты отводится такое место, чтобы оно бросалось в глаза), затем она идёт к секретарю ассоциации (организа ции), затем – к секретарю местного ОХС и затем в сектор ИЦО Всемирного ОХС. В каждом случае даётся описание требуемых данных и оставляется свобод ное место для их размещения. Далее идёт подпись начальника отдела и дата.
Каждый отдел подаёт свой отчёт, отличный от отчётов других отделов, поэто му формы отчётов отличаются.
В такой форме должны быть указаны все данные по персоналу, доходу, фи нансовым делам, численности людей, техническим результатам и т.п.
Форма изготавливается на тонкой бумаге, как можно более лёгкой и удобной для использования. Цвет бумаги должен быть розовым.
Затем следуют описанной ниже процедуре.
Все бланки форм хранятся у секретаря секретаря ассоциации (организации) – полный запас бланков каждого вида. В отделы запасы форм не передаются.
Утром в четверг секретарь секретаря ассоциации (организации) кладёт в корзины начальников отделов в коммуникационном центре соответствующие формы и необходимые старые формы отчётности по доходу. Он также кладёт в корзины бухгалтерии формы отчётности по доходу и по расходам.
Начальники отделов или их административный персонал заполняют формы отчётности по доходу на основании своих инвойсов. Они берут свою форму отчёта отдела и заносят в неё имеющиеся данные. Они возвращают все формы отчётности по доходу и по расходам и отчёт секретарю секретаря ассоциации (организации) к полудню понедельника.
Секретарь секретаря ассоциации (организации) помещает эти данные на доску ИЦО к полудню во вторник, используя в качестве источника эти отчёты.
Есть одна особенность в том, как отмечать графики ИЦО. Действительная цифра указывается неброско под наносимой на графике точкой. Таким образом цифровое значение и точка графика полностью отражают на графике какой-либо факт.
После этого, во вторник в 14:00, в офисе секретаря ассоциации проводится собрание рекомендательного комитета, и к этому моменту доска ИЦО уже запол нена. Секретарь ассоциации (организации) вместе с членами рекомендательного комитета быстро рассматривает все данные на графиках. Секретарь секретаря ассоциации (организации) записывает комментарии, высказывания одобритель ного или порицающего характера, а также все планы, которые составляются на их основе. Он также заносит в протокол любые новые идеи, планы, решения и предложения. Однако они должны записываться в очень краткой форме. НИКАКИЕ ФИНАНСОВЫЕ ИЛИ ЦИФРОВЫЕ ДАННЫЕ В ПРОТОКОЛЕ НЕ ПРИВОДЯТСЯ.
Затем копии протоколов, составленных в краткой форме, и оригиналы отчётов отделов вкладываются в пакет и направляются в Сент-Хилл, где данные из них будут снова нанесены на графики на досках ИЦО. В Сент-Хилле еженедельно проводятся собрания руководителей, на которых подводятся итоги по этим данным и выдвигаются предложения, затем эти данные и предложения широко публикуются в краткой форме и рассылаются всем организациям для информирования их о состоянии дел во всех организациях.
Целью этого является уменьшение объёма копирования документов с дан ными и ускорение линии отчётов. Эти отчёты отделов могут заменить все существующие отчёты, если в них включить все данные, даже список персонала. Такой порядок уменьшает объём протоколов рекомендательного комитета и даёт начальникам отделов все данные в сопоставлении с прошлыми данными без акцента лишь на одну неделю.
Поскольку эти данные уже отражены в графиках ИЦО и во всех сущест вующих дополнительных формах отчётов, составление отчётов по отделу не должно вызывать затруднений.
Идея состоит в том, чтобы один отдел заполнял одну форму отчётности по доходу и составлял один отчёт.
Поскольку скоро все данные в Центре эффективности личности будут запи сываться на карточках, а не на инвойсах, то эти данные можно будет сохранять, собирая карточки в течение недели.
Оригиналы отчётов, запечатанные в пакеты, должны быть лёгкими, чтобы их можно было отправить авиапочтой, поэтому вес бумаги для отчётов должен быть небольшим.
Графики ОСА, отчёты одиторов, отчёты студентов и отчёты по обучению также продолжают направляться, но только в качестве приложения к отчёту отдела, причём они направляются по той же линии. Результаты тестирований, проводимых в пятницу и субботу, могут быть отправлены в ближайший поне дельник вместе с отчётами за прошлую неделю.
Поскольку графики ИЦО сохраняются и помещаются в файл и поскольку теперь на них наносятся цифровые значения, то эти графики являются прило жением к протоколам рекомендательного комитета и должны храниться именно в этом качестве: эти основные данные теперь не включаются в протоколы рекомендательного комитета.
Формы отчётов ОХС составляются и используются точно так же.